教学档案管理办法（试行）
各教学单位、各附属医院：
为切实加强学校教学档案管理工作，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化和规范化，充分发挥教学档案在学校教育管理、教学活动、教学研究，教学评估等各项工作中的作用，特制定本管理办法。
一、教学档案管理工作的基本原则与要求
1．各教学单位和附属医院应明确1名分管教学档案管理工作的负责人和配备相应的兼职人员，统一管理本教学单位和附属医院教学文件材料的归档。
2．归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、系统、准确。
3．归档的教学文件材料遵守其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。
4．上级有关教学的文件原则上与本校教学文件分开组卷。
二、教学档案的归档范围
各教学单位和附属医院在教学工作中自然形成的材料，能反映本教学单位和附属医院教学工作任务、范围的材料，对今后有利用价值的教学材料均需将原件（定稿）整理归档保管。具体教学档案归档内容包括教学文件、教学运行、专业建设、课程建设、教材建设、实践教学、教学质量监控、教学研究等方面内容。
三、教学档案的归档流程
以纸质文件为主，确保每份文件的齐全和完整。归档的文件材料必须是原件。如需归档的文件材料只有电子版，一定要用A4规格的纸激光打印整理归档。归档文件中既有纸质材料又有声像材料的在同一目录中列出；只有声像材料的，作为一件在目录中列出，一个主题为一件。
（一）材料收集。教学单位和附属医院负责教学档案管理工作人员要及时、主动地按《上海健康医学院教学档案归档材料目录》（见附件1）收集归档材料，建立本教学单位和附属医院的教学文件材料收集网络。教学单位和附属医院有关人员在材料形成、办结后及时交本教学单位和附属医院的档案管理人员。
（二）按件装订。装订采用左侧或左上角装订，文件材料左、下侧应对齐。不得采用易氧化的金属物装订。对于较厚的材料采用三孔一线法装订。装订时尽量保持文件原貌，不得随意裁切文件。装订前要将已破损的文件进行修整，字迹模糊或易褪变的文件予以复制。试卷、毕业论文等按照原始件保管。
（三）采用“年度－问题”进行分类。将同一年度内的所有档案分成十大类。每一大类根据归档材料目录再分类，不能改变大类的分类方法和归档标识。
（四）按事由排列。对同一年度同一类别的归档文件，按照不同事由排列，重要活动、会议文件、统计报表等成套性文件材料应集中排列。同一事由形成的多份文件按时间顺序集中排列在一起。
（五）以件为单位编制目录，根据《上海健康医学院教学档案归档材料目录》（见附件1）中的档案编码规则进行编码，同时按照《上海健康医学院教学档案材料格式规范》（见附件2）中归档文件目录及备考表制作要求进行制作。
（六）装盒。按照部门件号的先后顺序装入档案盒，装盒时，将同一年度同一类别的归档文件装在一起，一盒装不下，续装下一盒，每一盒内尽量装满。不同年度的归档文件不能混装，同一年度不同类别的归档文件也不能装在一起。
（七）在档案盒脊上加贴标签。标签按照《上海健康医学院教学档案材料格式规范》（见附件2）中的档案卷盒脊背样式要求制作。
（八）排架。将档案盒从左到右排列在柜子里。排列不宜过宽过紧，以能方便抽取为准。
（九）按照《上海健康医学院教学档案材料格式规范》（见附件2）中的相关要求制作教学单位和附属医院档案全引全文目录索引。
四、教学档案的保管和利用
（一）教学单位和附属医院要做好教学档案保管、保护工作，建立相应的防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防光等措施。
（二）建立档案的查借阅制度，教学单位和附属医院教学档案的查借阅必须经过教学档案管理人员，并进行查借阅登记。
（三）建立教学档案接收、整理、利用、移交等统计台帐。
2018年4月7日
附件1：《上海健康医学院教学档案归档材料目录》
附件2：《上海健康医学院教学档案材料格式规范》
